Alfred Kordelinin säätiön tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 25.5.2018 (päivitetty 7.6.2022)
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)

 

1 Rekisterinpitäjä

Alfred Kordelinin yleinen edistys- ja sivistysrahasto sr (säätiö), jäljempänä Alfred Kordelinin säätiö

Y-tunnus: 0221091–7

Erik Båsk
Mariankatu 7 A 3,
00170 Helsinki
puhelin (09) 6840 1200
sähköposti toimisto at kordelin.fi

2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Saara Terva
Apurahakoordinaattori
puhelin 040 125 3010
sähköposti saara.terva at kordelin.fi

3 Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Alfred Kordelinin säätiössä on henkilörekisterit liittyen

  1. Apurahojen hakemiseen, arviointiin ja käyttöselvitysten tekemiseen ”Apurahanhakijarekisteri”
  2. Apurahojen maksamiseen ”Apurahansaajarekisteri”
  3. Manuaalinen rekisteri vuosina 1918–2007 haetuista ja myönnetyistä apurahoista
  4. Asiantuntijoihin ja luottamushenkilöihin sekä muihin yhteistyötahoihin liittyvä osoite- ja henkilörekisteri

Lisäksi pidetään työsuhteisiin liittyvää henkilörekisteriä.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yleinen etu, yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus ja lahjoitusten ja testamenttien osalta laki. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kategorioittain

  1. Alfred Kordelinin säätiölle osoitettujen apurahahakemusten, palkintoehdotusten ja apurahojen käyttöselvitysten käsittely ja arviointi, apurahahallinnon tehtävät, tilastointi sekä mahdollinen tutkimuskäyttö.
  2. Alfred Kordelinin säätiön myönnettyjen apurahojen maksaminen ja maksujen seuranta, apurahahallinnon tehtävät, tilastointi sekä mahdollinen tutkimuskäyttö.
  3. Alfred Kordelinin säätiön vuosina 1918–2007 haettujen ja myönnettyjen apurahojen sekä niihin liittyvien selvitysten mahdollinen tutkimuskäyttö.
  4. Alfred Kordelinin säätiön toiminnasta, tilaisuuksista ja apurahamahdollisuuksista tiedottaminen ja yhteydenpito luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden ja sidosryhmien kanssa.

 

5 Rekisterien tietosisältö

Apurahanhakijarekisteri

Apurahanhakijalta kerätään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä seuraavat tiedot: Hakijan etunimet ja sukunimi sekä henkilötunnus.

Rekisteri sisältää apurahanhakijan perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kansalaisuus ja syntymäaika, henkilötunnus tai jos hakija on yhteisö, hakemuksen laatineen henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteisön y-tunnus), perustiedot haettavasta apurahasta tai henkilöstä/tahosta, jolle ehdotetaan palkintoa (apurahatyön aihe, käyttötarkoitus sekä apurahatyyppi- ja hakijatyyppi, haettavan apurahan määrä, muu myönnetty tai haettu rahoitus). Rekisteri sisältää lisäksi mahdolliset lausunnonantajan toimittamat liitteet ja lausunnot sekä apurahanhakijan säätiölle toimittamat liitteet (esimerkiksi ansioluettelo, työsuunnitelma, suositus, julkaisuluettelo, hankkeen talousarvio, toimintakertomus ja tasekirja, kuvaliite sekä muut hakijan toimittamat liitteet).

Rekisteri sisältää lisäksi tietoja apurahahakemukset arvioivista asiantuntijoista ja hakemusten arvioinneista sekä lausunnonantajista. Hakemuksia arvioivalta asiantuntijalta ja lausunnonantajilta kerätään seuraavat tiedot rekisteröitymisvaiheessa: Asiantuntijan ja lausunnonantajan etunimet ja sukunimi sekä henkilötunnus kerätään rekisteröitävältä palveluun rekisteröitymisen ja tunnistautumisen yhteydessä.

Apurahansaajarekisteri

Rekisteri sisältää tiedot säätiön myöntämistä apurahoista, palkinnoista ja niiden saajista. Rekisteriin on tallennettu saajan perustietojen lisäksi apurahan- ja palkinnonsaajan saajan henkilötunnus tai yhteisön y-tunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja myönnetty summa, käyttötarkoitus sekä apurahan maksatustiedot. Rekisteri sisältää myös apurahamyöntöön ja käyttöön liittyvät kirjaukset sekä mahdolliset todistukset ja dokumentit apurahasta.

Rekisteri sisältää tietoja vuosien 1918–2007 välillä haetuista, myönnetyistä ja selvitetyistä apurahoista. Rekisteri on manuaalinen ja sijaitsee Kansallisarkistossa eikä kartu.

Yhteystietorekisteri

Rekisteri sisältää henkilö- ja yhteystiedot Alfred Kordelinin säätiön luottamushenkilöistä, säätiön käyttämistä asiantuntijoista, lahjoittajista, palkinnonsaajista sekä muista yhteistyökumppaneista.

Rekistereistä ja niiden tietosisällöistä on laadittu erilliset selosteet, jotka ovat rekisteröityjen saatavilla Alfred Kordelinin säätiössä.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahanhakijarekisteri ja apurahansaajarekisteri

Apurahatoiminnan rekistereihin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta ja saajilta itseltään apurahan haku-, maksu- ja raportointivaiheessa.

Lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään Alfred Kordelinin säätiön oman apurahajärjestelmän kautta.

Luottamishenkilöt, asiantuntijat, sidosryhmät sekä muut yhteistyötahot

Alfred Kordelinin säätiön luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden, lahjoittajien, palkinnonsaajien ja vastaavien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään. Alfred Kordelinin säätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin ja yhteistyökumppaneihin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta.

7 Evästekäytännöt

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Alfred Kordelinin säätiö käyttää verkkosivuillaan evästeitä. Sivustolla on käytössä evästeitä vain sivuston normaalin teknisen ja palvelullisen käytön mahdollistamiseksi, sekä vierailijoiden tilastolliseen analysointiin, jossa käytämme evästeiden käyttöön perustuvaa Google Analyticsia. Evästeisiin ei tallenneta yksilöivää tietoa. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytykse

Käytetyt evästeet

_gat, _gid, _ga

Käytetään kerätäksemme tilastotietoja kävijöistä Google Analytics -palveluun. Yksittäistä käyttäjää ei voi tunnistaa tilastotiedoista.

pll_language

Käytetään oikean kieliversion näyttämiseen käyttäjälle.

KordelinPopup4

Käytetään tallentamaan tieto siitä, onko käyttäjälle näytetty mahdollinen hakuaikaan liittyvä pop up -ikkuna.

8 Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Alfred Kordelinin säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet, esimerkiksi säätiön apurahahakemuksia arvioivat asiantuntijat, toimivat ainoastaan henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan palvelun tai työn edellyttämässä laajuudessa, ja Alfred Kordelinin säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä. Alfred Kordelinin säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Alfred Kordelinin säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Alfred Kordelinin säätiö on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaa ja asiantuntijoita henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Alfred Kordelinin säätiön ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa Kansallisarkistossa, jonne on pääsy vain säätiön hallituksen luvalla.

10 Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot apurahahakemuksista ja niihin liittyvistä selvityksistä, myönnetyistä apurahoista ja palkinnoista säilytetään toistaiseksi. Hallituksen kokousmateriaaleissa käytetty aineisto koskien apurahoja säilytetään pysyvästi. Säätiö säilyttää myönteiset ja kielteiset apurahahakemukset ja niiden tiedot historiatietojen säilyttämisen, tutkimuskäytön ja valvonnallisten syiden vuoksi. (ks. selosteen kohta 4 ja Säätiön hyvä tiedonhallintatapa: https://saatiotrahastot.fi/saation-hyva-tiedonhallintatapa/).

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa ja tarkastaa ne tiedot, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Alfred Kordelinin säätiössä lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen hakijoista. Tarkastuspyynnön voi esittää säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Alfred Kordelinin säätiön oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

10 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Alfred Kordelinin säätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan säätiön kotisivuilla osoitteessa www.kordelin.fi.

11 Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus

Alfred Kordelinin säätiön tietosuojaseloste pidetään saatavilla Alfred Kordelinin säätiön toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa www.kordelin.fi.