ALFRED KORDELININ SÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE

 

1 Rekisterinpitäjä

Alfred Kordelinin yleinen edistys- ja sivistysrahasto sr (säätiö), jäljempänä Alfred Kordelinin säätiö

Y-tunnus: 0221091-7

Erik Båsk
Mariankatu 7 A 3,
00170 Helsinki
puhelin (09) 6840 1200
sähköposti toimisto at kordelin.fi

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Saara Terva
puhelin 040 125 3010
sähköposti: saara.terva at kordelin.fi

2 Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Alfred Kordelinin säätiössä on henkilörekisterit liittyen

  1. apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan,
  2. asiantuntijoihin ja luottamushenkilöihin sekä muihin yhteistyötahoihin
  3. lahjoituksiin ja testamentteihin.

Lisäksi pidetään työsuhteisiin liittyvää henkilörekisteriä.

3 Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus ja lahjoitusten ja testamenttien osalta laki. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Jokaisesta rekisteristä on laadittu erillinen rekisteriseloste, joka on rekisteröityjen saatavilla Alfred Kordelinin säätiössä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kategorioittain

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Alfred Kordelinin säätiön apurahahakemusten, myönnettyjen apurahojen sekä apurahojen käyttöselvitysten käsittely, apurahahallinnon tehtävät sekä mahdollinen tutkimuskäyttö.
  2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Alfred Kordelinin säätiön toiminnasta ja apurahamahdollisuuksista tiedottaminen ja sidosryhmien kanssa yhteydenpito.
  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on lahjoitusten ja testamenttien vastaanottaminen

 

4 Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahatoiminta

Apurahatoiminnan rekisteriin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta itseltään Alfred Kordelinin säätiön oman apurahajärjestelmän kautta.

Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään Alfred Kordelinin säätiön oman apurahajärjestelmän kautta.

Apurahajärjestelmää käyttävät Alfred Kordelinin säätiön nimetyt työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.

Yhteistyötahot

Alfred Kordelinin säätiön luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden, lahjoittajien, palkinnonsaajien ja vastaavien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään. Alfred Kordelinin säätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta.

Lahjoittajat ja testamentin tekijät

Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

5 Evästekäytäntö

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Alfred Kordelinin säätiö käyttää verkkosivuillaan evästeitä. Sivustolla on käytössä evästeitä vain sivuston normaalin teknisen ja palvelullisen käytön mahdollistamiseksi, sekä vierailijoiden tilastolliseen analysointiin, jossa käytämme evästeiden käyttöön perustuvaa Google Analyticsia. Evästeisiin ei tallenneta yksilöivää tietoa. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Käytetyt evästeet:

_gat, _gid, _ga
Käytetään kerätäksemme tilastotietoja kävijöistä Google Analytics -palveluun. Yksittäistä käyttäjää ei voi tunnistaa tilastotiedoista.

pll_language
Käytetään oikean kieliversion näyttämiseen käyttäjälle.

KordelinPopup4
Käytetään tallentamaan tieto siitä, onko käyttäjälle näytetty mahdollinen hakuaikaan liittyvä pop up -ikkuna.

6 Henkilötietojen luovutukset

Alfred Kordelinin säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Alfred Kordelinin säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Lahjoittaja- ja testamenttirekisterissä olevan henkilön tietoja voidaan siirtää ainoastaan henkilön erillisellä kirjallisella suostumuksella Alfred Kordelinin säätiön yleiseen yhteistyötahojen henkilörekisteriin.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Alfred Kordelinin säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Alfred Kordelinin säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Alfred Kordelinin säätiö on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Alfred Kordelinin säätiön ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

8 Henkilötietojen säilyttäminen

Alfred Kordelinin säätiö on määritellyt jokaiselle henkilötiedolle erillisen säilyttämisajan, joka käy ilmi rekisteriselosteesta.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Alfred Kordelinin säätiössä lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen hakijoista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Alfred Kordelinin säätiön oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

10 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Alfred Kordelinin säätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan kotisivuilla osoitteessa www.kordelin.fi.

11 Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus

Alfred Kordelinin säätiön tietosuojaseloste pidetään saatavilla Alfred Kordelinin säätiön toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa www.kordelin.fi. Seuraavia rekisteriselosteita voi pyytää nähtäväksi Alfred Kordelinin säätiön toimistosta: Apurahahakemus- ja maksatusjärjestelmän henkilörekisteri, Alfred Kordelinin säätiön yhteystieto- ja henkilörekisteri sekä Lahjoitusasioiden rekisteri. Lisäksi työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen rekisteriseloste pidetään saatavilla Alfred Kordelinin säätiössä.